Sistem Pengendalian Intern
Sistem Pengendalian
Intern
à Suatu perencanaan yang
meliputi struktur organisasi dan semua metode dan alat-alat yang
dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga
keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data
akuntansi, mendorong efisiensi, dan membantu mendorong dipatuhinya kebijakan
manajemen yang telah ditetapkan.
Dari definisi di atas
dapat kita lihat bahwa tujuan adanya pengendalian intern :
1. Menjaga kekayaan organisasi.
2. Memeriksa ketelitian dan
kebenaran data akuntansi.
3. Mendorong efisiensi.
4. Mendorong dipatuhinya
kebijakan manajemen.
Dilihat dari tujuan
tersebut maka sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua yaitu Pengendalian Intern Akuntansi (Preventive
Controls) dan Pengendalian Intern
Administratif (Feedback Controls).
Pengendalian
Intern Akuntansi dibuat untuk mencegah terjadinya inefisiensi yang tujuannya
adalah menjaga kekayaan perusahaan dan memeriksa keakuratan data akuntansi.
Contoh : adanya pemisahan fungsi dan
tanggung jawab antar unit organisasi.
Pengendalian
Administratif dibuat untuk mendorong dilakukannya efisiensi dan mendorong
dipatuhinya kebijakkan manajemen.(dikerjakan setelah adanya pengendalian
akuntansi) Contoh : pemeriksaan laporan untuk mencari penyimpangan yang ada,
untuk kemudian diambil tindakan.
Elemen Pengendalian
Internal
1.Lingkungan Pengendalian
2.Sistem Akuntansi
3.Prosedur Pengendalian
Lingkungan Pengendalian
Lingkungan
Pengendalian dari suatu organisasi menekankan pada berbagai macam faktor yang
secara bersamaan mempengaruhi kebijakan dan prosedur pengendalian.
Filosofi dan Gaya Operasional Manajemen
Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar yang menjadi
parameter bagi perusahaan dan karyawannya.
(menggambarkan apa yang
seharusnya dikerjakan dan yang tidak
dikerjakan)
Gaya Operasional
mencerminkan ide manajer tentang bagaimana kegiatan operasi suatu perusahaan
harus dikerjakan
(Filosofi perusahaan
dikomunikasikan melalui gaya operasi manajemen)
Struktur Organisasi
Salah satu elemen kunci dalam lingkungan pengendalian
adalah struktur organisasi. Struktur Organisasi menunjukkan pola wewenang dan
tanggung jawab yang ada dalam suatu perusahaan. (Desentralisasi maupun
sentralisasi)
Dewan Komisaris Dan Audit Komite
Dewan komisaris merupakan penghubung antara
pemegang saham dengan pihak manajemen perusahaan. Pemegang saham mempercayakan
pengendalian atas manajemen melalui dewan komisaris. (jadi semuanya tergantung
dari dewan komisaris)
Komite audit dibentuk oleh dewan komisaris
untuk melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan pengendalian operasional
perusahaan.
Metode Pendelegasian Wewenang Dan Tanggung Jawab
Metode pendelegasian wewenang dan tanggung
jawab mempunyai pengaruh yang penting dalam lingkungan pengendalian. Biasanya
metode ini tercermin dalam suatu bagan organisasi.
Metode Pengendalian Manajemen
Lingkungan pengendalian juga dipengaruhi
oleh metode pengendalian manajemen. Metode ini meliputi pengawasan yang efektif
(melalui peranggaran), laporan pertanggung jawaban dan audit internal.
Kebijakkan dan praktik kepegawaian
Kebijakan dan praktek yang berhubungan
dengan perekrutan, pelatihan, evaluasi, penggajian dan promosi pegawai,
mempunyai pengaruh yang penting dalam mencapai tujuan perusahaan sebagaimana juga
dilakukan dalam meminimumkan resiko.
Pengaruh Ekstern
Organisasi harus mematuhi aturan-aturan
yang dikeluarkan oleh pemerintah maupun pihak yang mempunyai juridiksi atas
organisasi. Hal tersebut sangat berpengaruh pada pengendalian intern
perusahaan.
Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi tidak hanya digunakan
untuk menghasilkan laporan keuangan saja, tetapi juga menghasilkan pengendalian
manajemen.
Prosedur Pengendalian
Prosedur
pengendalian merupakan kebijakan dan aturan mengenai kelakuan karyawan yang
dibuat untuk menjamin bahwa tujuan pengendalian manajemen dapat tercapai.
Secara umum prosedur pengendalian yang baik
terdiri dari :
1.
Penggunaan
wewenang secara tepat untuk melakukan suatu kegiatan atau transaksi.
2.
Pembagian tugas.
3.
Pembuatan dan
penggunaan dokumen dan catatan yang memadai.
4.
Keamanan yang
memadai terhadap aset dan catatan.
5.
Pengecekan
independen terhadap kinerja.
Penggunaan Wewenang Secara Tepat
Dalam organisasi, setiap transaksi hanya
terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk
menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi
harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas
terlaksananya setiap transaksi. Dengan adanya pembagian wewenang ini akan
mempermudah jika akan dilakukan audit trail, karena otorisasi membatasi
aktivitas transaksi hanya pada orang-orang yang terpilih. Otorisasi mencegah
terjadinya penyelewengan transaksi kepada orang lain.
Pembagian Tugas
Pembagian tugas memisahkan fungsi operasi
dan penyimpanan dari fungsi akuntansi (pencatatan). Dan suatu fungsi tidak
boleh melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
Dengan pemisahakn fungsi operasi dan
penyimpanan dari fungsi pencatatan, catatan akuntansi yang disiapkan dapat
mencerminkan transaksi yang sesungguhnya terjadi pada fungsi operasi dan fungsi
penyimpanan. Jika semua fungsi disatukan, akan membuka kemungkinan terjadinya
pencatatan transaksi yang sebenarnya tidak terjadi, sehingga informasi
akuntansi yang dihasilkan tidak dapat dipercaya kebenarannya, dan sebagai
akibatnya kekayaan organisasi tidak terjamin keamanannya.
Dokumen dan Catatan yang Memadai.
Prosedur harus mencakup perancangan dan
penggunaan dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu meyakinkan adanya
pencatatan transaksi dan kejadian secara memadai. Selanjutnya dokumen dan
catatan yang memadai akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat
dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu
organisasi.(biasanya dilakukan berdampingan dengan penggunaan wewenang secara
tepat)
Keamanan yang memadai Terhadap aset dan catatan.
Keamanan yang memadai meliputi pembatasan
akses ke tempat penyimpanan aset dan catatan perusahaan untuk menghindari
terjadinya pencurian aset dan data/informasi perusahaan.
Pengecekan independen terhadap kinerja
Semua catatan mengenai aktiva yang ada
harus dibandingkan (dicek) secara periodik dengan aktiva yang ada secara fisik.
Pengecekkan inni harus dilakukan oleh suatu unit organisasi yang independen
(selain unit fungsi penyimpanan, unit fungsi operasi dan unit fungsi
pencatatan) untuk menjaga objektivitas pemeriksaan.
Pengendalian Internal pada Lingkungan Pemrosesan Data
Elektronik
Sistem
pengendalian intern dalam perusahaan yang menggunakan manual system dalam akuntansinya lebih menitikberatkan pada orang
yang melaksanakan sistem tersebut (People Oriented).
Jika
komputer yang digunakan sebagai alat bantu pengolahan data, akan terjadi
pergeseran dari sistem yang berorientasi pada orang ke sistem yang berorientasi
pada komputer (Computer Oriented).
Pengendalian
Intern Akuntansi dalam lingkungan Pemrosesan Data Elektronik dibagi menjadi
Pengendalian Umum dan Pengendalian Aplikasi.
Pengendalian
Umum
Pengendalian umum merupakan standart dan
panduan yang digunakan oleh karyawan untuk melakukan fungsinya. Unsur
pengendalian umum ini meliputi : Organisasi, prosedur dan standar untuk
perubahan program, pengembangan sistem dan pengoperasian fasilitas pengolahan
data.
Organisasi
Dalam manual
sistem, pengendalian dilaksanakan dengan memisahkan fungsi fungsi pokok
(operasi, penyimpanan dan akuntansi). Suatu transaksi akan dilaksanakan oleh
fungsi operasi jika ada otorisasi dari yang berwenang, hasil transaksi akan
disimpan oleh fungsi penyimpanan, dan transaksi yang terjadi akan dicatat oleh
fungsi akuntansi.
Dalam
sistem komputer, fungsi pokok tersebut seringkali digabung dalam wujud program
komputer, sehingga penggabungan ketiga fungsi tersebut memerlukan metode
pengendalian yang khusus.
Contoh,
dalam sistem manual persediaan barang, pemisahan dilakukan dalam fungsi operasi
(pembelian) dan fungsi penyimpanan (gudang) dengan fungsi akuntansi (pencatatan
persediaan) sehingga pada akhir periode dapat dilakukan pengecekkan silang
antar fungsi untuk mengetahui jumlah sisa persediaan. Dalam sistem komputer,
program komputer dirancang untuk membuat keputusan kapan persediaan harus
dipesan, dan sekaligus dapat menerbitkan dokumen Pesanan Pembelian.Jika barang
sudah diterima, maka komputer melakukan pencatatan terhadap barang yang
diterima dan membuat dokumen laporan penerimaan barang.
Untuk
menciptakan sistem pengendalian intern dalam lingkungan PDE, maka perlu
diadakan pemisahan fungsi-fungsi berikut :
a. Fungsi perancangan sistem dan penyusunan program.
b. Fungsi operasi fasilitas pengolahan data.
c. Fungsi penyimpanan program dan kepustakaan.
Pemisahan
tesebut dilakukan dengan tujuan :
a.
Pemisahan ini
akan menciptakan cross check terhadap ketelitian dan kewajaran terhadap
perubahan yang dimasukkan kedalam sistem.
b.
Untuk mencegah
seseorang yang tidak berhak untuk mengakses komputer.
c.
Untuk mendorong
efisiensi karena adanya spesialisasi.
Pengendalian terhadap sistem dan program
Pengendalian umum yang bersangkutan
terhadap sistem dan program meliputi :
a. Prosedur penelaahan dan pengesahan sistem baru.
b. Prosedur pengujian program.
c. Prosedur pengubahan program.
d. Dokumentasi.
Pengendalian terhadap fasilitas pengolahan data
Fasilitas pengolahan data meliputi empat
bidang utama :
a. Operasi konversi data.
b. Operasi Komputer.
c. Perpustakaan.
d. Fungsi Pengendalian.
Kegiatan konversi data terdiri dari
pengubahan data dari dokumen sumber kedalam bentuk yang dapat dibaca komputer
baik dengan metode batch maupun online processing.
Pengendalian terhadap operasi komputer
meliputi :
Akses ruangan komputer yang terbatas,
pembuatan instruksi yang jelas mengenai perubahan data dokumen sumber jadi machine-readable
form, password yang digunakan untuk mengatur
penggunaan komputer.
Pengendalian terhadap arsip data dan program yang disimpan harus dilakukan
oleh karyawan perpustakaan dalam tempat yang terlindung dengan baik, meliputi :
prosedur dalam penyimpanan, penjagaan keamanan fisik terhadap arsip komputer,
prosedur pembuatan backup, pengendalian terhadap penggunaan arsip yang disimpan
dalam perpustakaan.
0 komentar:
Posting Komentar